Privacybeleid persoonsgegevens
1 september 2011
Inhoudsopgave
PARAGRAAF 1 BEGRIPSBEPALINGEN
Artikel 1 Begripsbepalingen
PARAGRAAF 2 REIKWIJDTE
EN DOELSTELLING REGLEMENT
Artikel 2 Reikwijdte
reglement
Artikel 3 Doelstelling
reglement
Artikel 4 Doel
van de gegevensverwerking
Artikel 5 Aanmeldingsplicht
PARAGRAAF 3 BETROKKENEN:
VAN WIE WORDEN PERSOONSGEGEVENS VERWERKT
Artikel 6 Categorieën
van betrokkenen
PARAGRAAF 4 SOORTEN
GEGEVENS: WELKE PERSOONSGEGEVENS WORDEN VERWERKT
Artikel 7 Soorten
gegevens
Artikel 8 Wijze
waarop persoonsgegevens worden verkregen
PARAGRAAF 5 VERSTREKKEN
GEGEVENS: AAN WIE WORDEN PERSOONSGEGEVENS VERSTREKT
Artikel 9 Verstrekken
van gegevens
PARAGRAAF 6 RECHTEN
BETROKKENEN
Artikel 10 Rechten
betrokkenen: inzage, verzoek tot correctie of verwijdering, klachten
PARAGRAAF 7 TOEGANG
TOT BESTANDEN, BEHEER EN BEVEILIGING
Artikel 11 Rechtstreekse
toegang tot de persoonsgegevens
Artikel 12 Verantwoordelijkheid
Artikel 13 Geheimhouding
en beveiliging
Artikel 14 Bewaren
en vernietigen van gegevens
PARAGRAAF 8 SLOT-
EN INVOERINGSBEPALINGEN
Artikel 15 Overgangs-
en slotbepalingen
Artikel 16 Inwerkingtreding
en citeertitel
Artikel 17 Inzage
reglement
Dit reglement is vastgesteld door de
bestuurder op 1 september 2011 ter uitvoering van de Wet Bescherming
Persoonsgegevens (Staatsblad 2001, 302, wet van 6 juli 2000, in werking
getreden op 1 september 2001.
PARAGRAAF
1 BEGRIPSBEPALINGEN
Artikel
1 Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
1.
Aanbieder; een andere aanbieder
van scholing dan T-ducatie, die gebruikt maakt van T-learning
2.
Afnemer: een ieder die een
scholingsproduct van T-ducatie afneemt of heeft afgenomen;
3.
Aspirant afnemer: een ieder zich
heeft geregistreerd, maar nog geen prodcut heeft afgenomen;
4.
Beheerder: de functionaris die in
opdracht van de verantwoordelijke zorgdraagt voor de verwerking van der
persoonsgegevens, in casu de bestuurder;
5.
Betrokkene: degene op wie een
persoonsgegeven betrekking heeft;
6.
Bestand: elk gestructureerd geheel
van persoonsgegevens, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en
betrekking heeft op verschillende personen;
7.
Bevoegd gezag: het bestuurder van
T-ducatie.
8.
Bewerker: degene die ten behoeve
van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt zonder aan zijn rechtstreeks
gezag te zijn onderworpen;
9.
College bescherming
persoonsgegevens: het college bedoeld in artikel 51 van de Wet Bescherming
Persoonsgegevens;
10. Ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt;
11. Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of
identificeerbare natuurlijke persoon;
12. Systeembeheerder: degene die het technisch deel van de bestanden
beheert;
13. T-learning: Elektronische leeromgeving, eigendom van T-ducatie.
14. Toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke en op informatie
berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende
persoonsgegevens worden verwerkt;
15. Verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking
stellen van persoonsgegevens, voor zover die geheel of grotendeels afkomstig
zijn uit gegevens die in een bestand zijn opgenomen, of die door verwerking
daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens, zijn verkregen;
16. Verantwoordelijke: de natuurlijke persoon, rechtspersoon, alleen of te
zamen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van
persoonsgegevens vaststelt, in casu het bevoegd gezag van T-ducatie;
17. Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van
handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het
verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen,
raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of
enige ander vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in
verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;
18. Verzamelen van persoonsgegevens: het verkrijgen van persoonsgegevens;
19. Vrijstellingsbesluit: Besluit van 7 mei 2001, (Staatsblad 2001, 250),
houdende aanwijzing van verwerkingen van persoonsgegevens die zijn vrijgesteld
van de melding bedoeld in artikel 27 van de Wet bescherming persoonsgegevens. WBP:
Wet Bescherming Persoonsgegevens;
PARAGRAAF
2 REIKWIJDTE EN DOELSTELLING
REGLEMENT
Artikel
2 Reikwijdte
1. Dit
reglement is van toepassing op alle persoonsgegevens van betrokkenen, zoals
vermeld in artikel 6, bij T-ducatie, die door de verantwoordelijke of in diens
opdracht worden verwerkt, voor zover de gegevens eenvoudig kunnen worden
herleid tot individuele personen.
2. De
persoonsgegevens zijn in beginsel vertrouwelijk en dienen ook als zodanig
behandeld te worden. Voor zover gegevens aan derden verstrekt worden, kan dat
alleen geschieden met instemming van de desbetreffende afnemer, dan wel op
basis van een bevoegdheid of plicht opgenomen in een wettelijke regeling of dit
reglement.
Artikel
3 Doelstelling reglement
Dit reglement heeft tot doel:
1. De
persoonlijke levenssfeer van ieder van wie persoonsgegevens worden verwerkt te
beschermen tegen misbruik van die gegevens en tegen het verwerken van onjuiste
gegevens.
2. Te
voorkomen dat persoonsgegevens worden verwerkt voor een ander doel dan het doel
waarvoor ze verzameld zijn.
3. De
rechten van de betrokkenen te waarborgen.
Artikel
4 Doel van de gegevensverwerking
De gegevensverwerking heeft tot doel:
1. Het
kunnen beschikken over informatie ten behoeve van de bedrijfsvoering van
T-ducatie en van een veilige omgeving voor medewerkers, afnemers en aanbieders.
Artikel
5 Aanmeldingsplicht
1. Een
gegevensverwerking is aanmeldingsplichtig indien er bijzondere persoonsgegevens
verwerkt worden, indien er sprake is van een combinatie van
gegevensverwerkingen of indien de gegevensverwerking afwijkt van het
Vrijstellingsbesluit.
2. Ten
behoeve van aanmeldingsplichtige gegevensverwerkingen wordt door de
verantwoordelijke een aanmeldingsformulier of –diskette voorzien van de
benodigde informatie, waarna de gegevens aan de Functionaris voor de
Gegevensbescherming worden toegezonden. De verantwoordelijke kan zijn
bevoegdheid mandateren.
3. Voortvloeiend
uit hetgeen in de voorgaande leden gesteld is, rust op iedere medewerker die
een gegevensverwerking beheert of een nieuwe gegevensbewerking aanlegt, de
plicht daarvan melding te maken bij de verantwoordelijke, onder vermelding van
het doel van dat bestand en de naam (namen) van de bewerker(s).
4. Betrokkenen
kunnen bij de bestuurder informatie verkrijgen omtrent de aangemelde verwerking
van persoonsgegevens.
PARAGRAAF
3 BETROKKENEN: VAN WIE WORDEN
PERSOONSGEGEVENS VERWERKT
Artikel
6 Categorieën van personen
Over de volgende categorieën van personen
kunnen gegevens worden verwerkt.
1. Afnemers
(cursisten)
2. Aspirant
afnemers
3. Aanbieders
PARAGRAAF
4 SOORTEN GEGEVENS: WELKE
PERSOONSGEGEVENS WORDEN VERWERKT
Artikel
7 Soorten gegevens
1. De
volgende soorten van persoonsgegevens kunnen worden verwerkt:
a) Naam,
voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode,
woonplaats, telefoonnummer, e-mail adres en soortgelijke voor communicatie
benodigde gegevens, alsmede bank- en girorekeningnummer van de betrokkene;
b) Een
administratienummer dat geen andere informatie bevat dan gedoeld onder a),
c) Nationaliteit
en geboorteplaats,
d) Gegevens
betreffende de aard en het verloop van het onderwijs, alsmede de behaalde
studieresultaten; beëindiging inschrijving, data behaalde getuigschriften;
e) Gegevens
met het oog op de organisatie van het onderwijs en het verstrekken of ter
beschikking stellen van leermiddelen;
f) Gegevens
met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van cursusgelden;
g) Gegevens
betreffende de inloggegevens en tijdsbesteding op de website T-learning.
2. De
gegevens opgenoemd in lid 1 zijn niet limitatief. Als gevolg van o.a.
wijzigingen in de organisatie of in wet- of regelgeving kunnen er veranderingen
optreden.
Artikel
8 De wijze waarop gegevens worden
verkregen
1. De
gegevens genoemd in artikel 7, sub a tot en met k, worden door betrokkene voor
zover mogelijk bij de aanmelding of inschrijving verstrekt, door de afnemer, in
het bestand opgenomen en actueel gehouden. De afnemer is daarnaast
verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren en de controle van de juiste
gegevens voor de registratie van de juiste naam-, adres- en woonplaatsgegevens
van zowel het woonadres als het correspondentieadres.
PARAGRAAF
5 VERSTREKKEN VAN GEGEVENS: AAN
WIE WORDEN PERSOONSGEGEVENS VERSTREKT
Artikel
9 Verstrekken van gegevens
1. Met
uitzondering van de gevallen genoemd in lid 2, lid 3, lid 4 en lid 5 van dit
artikel worden zonder schriftelijke toestemming van de betrokkene door of
namens de verantwoordelijke geen geregistreerde persoonsgegevens verstrekt aan
derden, schriftelijk noch mondeling.
2. Tot
individuele personen herleidbare persoonsgegevens worden verstrekt aan:
- De
opdrachtgever;
- Overige
derden voorzover verstrekking voortvloeit uit het doel van de
gegevensverwerking, wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift of
noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene
partij is.
- Overige
instellingen uitsluitend met de toestemming van de betrokkene.
3. Buiten
de gevallen waarin dat wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift kunnen
de geregistreerde persoonsgegevens, alleen bestaande uit: naam, adres, postcode
en woonplaats, e-mailadres, aan derden verstrekt worden voor zover zulks
noodzakelijk is met het oog op de begeleiding van betrokkenen, het doen van
afdrachten, het in handen van derden stellen van vorderingen, het behandelen
van geschillen, alsmede het doen verrichten van accountantscontrole.
4. In
aanvulling op het in lid 3 gestelde kunnen persoonsgegevens als bedoeld in lid
3 nader gespecificeerd aan derden worden verstrekt, indien de verantwoordelijke
zulks in het belang van de betrokkenen acht. Daartoe zal eerst worden
overgegaan nadat het voornemen daartoe op deugdelijke wijze aan betrokkenen of
hun wettelijke vertegenwoordigers is bekend gemaakt en zij gedurende een
redelijk termijn in de gelegenheid zijn geweest een verzoek in te dienen
zodanige verstrekking van gegevens achterwege te laten.
5. Niet
tot individuele personen herleidbare persoonsgegevens worden verstrekt met
toestemming van de verantwoordelijke:
- Voor
wetenschappelijke en statistische doeleinden.
PARAGRAAF
6 RECHTEN BETROKKENEN
Artikel
10 Rechten betrokkenen: inzage,
verzoek tot correctie of verwijdering, klachten
1. Elke
betrokkene heeft het recht inzage te verkrijgen en de herkomst te vernemen van
de persoonsgegevens die omtrent hem/haar worden verwerkt. Aan een verzoek om
inzage kunnen kosten worden verbonden.
2. Een
verzoek om inzage dient te worden gedaan aan de verantwoordelijke, die binnen
een maand na ontvangst van dit verzoek hieraan voldoet. Dit verzoek kan
gestuurd worden aan info@t-ducatie.nl.
3. Indien
de betrokkene bij de verantwoordelijke aantoont dat bepaalde van hem/haar
opgenomen gegevens onjuist c.q. onvolledig zijn, dan wel gezien de doelstelling
van het systeem niet ter zake doen, dan wel strijdig zijn met dit reglement,
draagt de beheerder binnen een maand nadat betrokkene de onjuistheid c.q.
onvolledigheid heeft aangetoond, zorg voor verbetering, aanvulling of
verwijdering. In dat geval worden eventueel betaalde kosten terugbetaald.
4. Indien
de beheerder twijfelt aan de identiteit van de verzoeker, dan vraagt hij zo
spoedig mogelijk aan de verzoeker schriftelijk nadere gegevens inzake zijn
identiteit te verstrekken of een geldig identiteitsbewijs te overleggen. Door
dit verzoek van de beheerder wordt de termijn opgeschort tot het tijdstip dat
het gevraagde bewijs is geleverd.
5. De
betrokkene kan klachten over de toepassing van het privacyreglement kenbaar
maken bij de Bestuurder.
Indien de klacht betrekking heeft op artikel
30, derde lid, de artikelen 35, 36 of 38, tweede lid of de artikelen 40 of 41
WBP en niet op bevredigende wijze is afgehandeld, kan de betrokkene zich op grond
van artikel 46 WBP wenden tot de rechtbank.
PARAGRAAF
7 TOEGANG TOT BESTANDEN, BEHEER EN
BEVEILIGING
Artikel
11 Rechtstreekse toegang tot de
persoonsgegevens
1. Toegang
tot de persoonsgegevens studenten hebben:
- De
afnemer;
De verantwoordelijke;
- De
beheerders;
- De
door de Bestuurder aangewezen bewerkers voor de persoonsgegevens over de tot
zijn/haar
werkgebied behorende betrokkenen.
- De
systeembeheerders.
2. De
systeembeheerder zal via een coderings- en wachtwoordbeveiliging de verschillende
functionarissen, als bedoeld in lid 1, toegang geven tot bepaalde gedeelten van
de persoonsgegevens of tot alle persoonsgegevens al naar gelang hun
werkzaamheden dit vereisen.
Artikel
12 Verantwoordelijkheid
De Bestuurder van T-ducatie is de verantwoordelijke van de persoonsgegegevens.
De Bestuurder draagt zorg voor de naleving van het reglement alsmede voor de
juistheid van de verzamelde gegevens.
Artikel
13 Geheimhouding en beveiliging
1. De
verantwoordelijke draagt zorg voor passende technische en organisatorische
maatregelen ter voorkoming van verlies of onrechtmatige verwerking van
persoonsgegevens. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand
der techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend
beveiligingsniveau, gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te
beschermen gegevens met zich meebrengen.
2. Gelijke
plicht rust op de beheerder, systeembeheerder en bewerker.
3. Functionarissen
die uit hoofde van hun functie kennis nemen van persoonsgegevens uit het
bestand, zijn gehouden deze gegevens niet anders te gebruiken dan voor de
uitoefening van hun functie nodig is en niet aan onbevoegden mede te delen.
Artikel
14 Bewaren, anonimiseren en
vernietigen van gegevens
1. De
persoonsgegevens worden in ieder geval niet verwijderd gedurende de looptijd
van de studie op grond waarvan de verwerkingen plaatsvinden, en worden na
afloop daarvan bewaard c.q. gearchiveerd in ieder geval voor een periode van 10
jaren en voorts voor zover zulks redelijkerwijs noodzakelijk of wenselijk is.
Stamgegevens benodigd voor het verstrekken van duplicaten van getuigschriften
blijven 50 jaar bewaard. Gegevens met betrekking tot de reeds behaalde
resultaten blijven 10 jaar bewaard.
2. Indien
de desbetreffende gegevens zodanig zijn bewerkt, dat herleiding tot individuele
personen redelijkerwijs onmogelijk is, kunnen zij in geanonimiseerde vorm
bewaard blijven.
3. Persoonsgegevens
van aspirant-afnemers die geen cursus afnemen, worden uiterlijk twee jaar na
aanvang van registratie uit het bestand verwijderd.
PARAGRAAF 8
SLOT- EN INVOERINGSBEPALINGEN
Artikel
15 Overgangs- en slotbepalingen
1. Onverminderd
eventuele wettelijke bepalingen is dit reglement van kracht gedurende de gehele
looptijd van de verwerking van de persoonsgegevens.
2. In
geval van overdracht of overgang van de bestanden naar een andere
verantwoordelijke dient de betrokkene van dit feit in kennis te worden gesteld,
opdat tegen overdracht of overgang van op hun persoon betrekking hebbende
gegevens bezwaar kan worden gemaakt.
Artikel
16 Inwerkingtreding en
citeertitel
Dit reglement treedt in werking op 1 september
2011 en kan aangehaald worden als Privacyreglement Persoonsgegevens Afnemers
T-ducatie.
Artikel
17 Inzage reglement
1. De
Bestuurder zal door middel van menu-item dit reglement toegankelijk maken op de
website van T-ducatie.
2. Dit
reglement is toegankelijk ter inzage voor ieder, van wie persoonsgegevens
verwerkt zouden kunnen worden. Het reglement is eveneens te raadplegen
www.t-ducatie.nl.